CLASIFICACION DE ACTAS

Las actas, administrativamente hablando, se clasifican en:

·         Registradas: que son aquellas correspondientes a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, concejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

·         No registradas: hace alusión a aquellos documentos que funcionan como las memorias de reuniones o actos administrativos.

A nivel notarial, un acta es definida como el instrumento publico original donde el notario, a petición de la parte solicitante hace constar bajo su fe hechos presenciados por el o que le consten, respaldados por su sello y firma. Se clasifican en:

·         Actas de presencia: donde el notario da fe de un hecho que ve, oye o percibe por sus sentidos.

·         Actas de remisión de documentos: que acreditan el envío de un documento por vía postal, telefax o u medio similar, y el contenido de dicha comunicación.

·         Actas de notificación y requerimiento: transmiten a la persona notificada una información o decisión del que solicita la intervención notarial y las de requerimiento, además, intima al requerido para que adopte una determinada actitud.

·         Actas de entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas y de ofrecimientos de pago: comprenderá en lo pertinente, la transcripción del documento entregado, la descripción completa de la cosa, la naturaleza, características y notas individuales de los efectos. Su finalidad es posibilitar la entrega por parte del Notario del objeto a un tercero.

·         Actas de referencia o manifestaciones: son aquellas en que el Notario acredita, a requerimiento de una persona, las manifestaciones lícitas que esta persona u otra hagan espontáneamente en su presencia. Es perentoria la presencia del notario, y que use en el texto “usando las mismas palabras en cuanto fuere posible”.

·         Actas de protocolización: Que incorporan algo al protocolo, de forma que se evite el extravío, se pruebe su existencia o posesión en esa fecha y se puedan obtener copias futuras.

·         Actas de depósito: En la cual se deposita ante notario un objeto o documento, fijando las condiciones de restitución. Tanto en este caso como en la protocolización, la documentación que se entregue debe ser examinada por el notario para verificar su legalidad. No cabe el depósito a ciegas, por ejemplo de un sobre cerrado sin que el notario haya accedido antes a su contenido. Y se halla excluida la realización de funciones de gestión de los fondos depositados, que sí resultan propias de algunos Notariados extranjeros.

·         Actas de notoriedad: por la cual el notario da fe de algo que no ha percibido con sus sentidos, siendo el juicio de un notario sobre la evidencia de un hecho.